Manter uma obra em pleno funcionamento pode trazer muitas dores de cabeça, especialmente na questão do gerenciamento de recursos, de materiais e gerenciamento de pessoas. E se você acredita que gerenciar obras é sinônimo de problema, infelizmente, algo está errado em como você planeja e executa o gerenciamento de suas obras.

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Continue lendo para descobrir como evitar dores de cabeça e aumentar a eficiência com 7 Práticas para um bom gerenciamento de obra.

Práticas para um bom gerenciamento de obra

Um bom gerenciamento de obras pode ser um desafio, especialmente quando se trata de orçamento. No entanto, existem algumas práticas que podem ajudar a garantir que sua obra seja concluída dentro do orçamento e sem perda de dinheiro com negociações inteligentes e eficiência no gerenciamento de projetos.

Orçamento detalhado

A primeira coisa a fazer antes de tudo é criar um orçamento detalhado. Isso inclui não apenas os custos dos materiais e mão de obra, mas também os custos administrativos, como deslocamento, seguros e impostos. É preciso especificar todos os gastos projetados pertencentes a cada obra assim como o material utilizado. Além disso, é importante incluir margens de contingência no orçamento para cobrir imprevistos. O objetivo da ação é se manter dentro do orçamento mesmo que algo inesperado aconteça. Tudo deve ser planejado para evitar desperdício de recursos.

Estabelecer metas

Antes de criar um orçamento detalhado, você precisa determinar qual o objetivo daquela obra, em quanto tempo será finalizada, ou seja, é importante estabelecer metas claras e objetivos para a obra. Isso inclui definir prazos realistas e estabelecer responsabilidades claras para cada membro da equipe. É preciso que os membros tenham senso de urgência e cuidado na realização de suas tarefas, pois são eles, os responsáveis por finalizar a obra no tempo específico.

Sendo muito importante manter um registro detalhado de todas as despesas e garantir que todas as despesas estejam alinhadas com o orçamento e os objetivos da obra.

Comunicação

É importante manter uma boa comunicação com a equipe e os fornecedores. Isso inclui manter todos os membros da equipe informados sobre o progresso da obra e garantir que todos estejam trabalhando em conjunto para alcançar os objetivos. Além disso, é importante manter uma boa relação com os fornecedores e garantir que todos os materiais e equipamentos sejam entregues dentro do prazo e do orçamento.

Ter um bom relacionamento com os fornecedores garanti a entrega dos produtos e uma relação de confiança, benéfica para quando precisar fazer pedidos em cima hora, por exemplo.

Monitorar o progresso da obra

Deve-se monitorar o progresso da obra regularmente e tomar medidas imediatas se houver qualquer desvio do orçamento ou do cronograma. Isso inclui identificar rapidamente as causas dos problemas e tomar medidas para corrigi-los antes que eles causem grandes perdas financeiras. E para isso é preciso ter um controle sobre os Indicadores-chave de desempenho (KPIs) e utilizar a tecnologia ao seu favor, ao usar sistemas de ERP para manter o controle sobre as obras.

Um sistema de gestão favorece ao gestor as ferramentas necessárias para gerir o projeto, economizar os custos e vislumbrar uma estratégia que alavanque seus resultados.

Negociações inteligentes

Fazer negociações inteligentes com os fornecedores e contratantes não apenas impacta na diminuição dos custos, como também aumenta a gama de opções, pois inclui pesquisa de preços em diferentes fornecedores para obter o melhor preço possível e negociar descontos em massa. Além disso, é importante estabelecer contratos claros e detalhados com todos os contratantes, incluindo prazos e condições de pagamento.

Investimento em tecnologia

Inclui investir em softwares de gerenciamento de projetos e ferramentas de rastreamento de tempo e despesas, que podem ajudar a manter o controle dos custos e garantir que a obra esteja dentro do orçamento, como Sistemas ERP de gestão. Além disso, a automação também pode ajudar a melhorar a eficiência e a produtividade da equipe.

Seja flexível

Por fim, é importante ser flexível e estar preparado para lidar com imprevistos. Isso inclui estar preparado para mudanças no projeto e no orçamento, e estar disposto a fazer ajustes quando necessário. Isso também inclui estar preparado para lidar com problemas inesperados, como atrasos na entrega de materiais ou problemas climáticos, e tomar medidas para minimizar o impacto desses problemas no orçamento e no cronograma da obra.

Gerenciar uma obra pode ser desafiador, mas é possível concluir uma obra dentro do orçamento e sem perda de dinheiro seguindo práticas eficazes de gerenciamento, incluindo criar um orçamento detalhado, estabelecer metas e objetivos claros, manter uma boa comunicação, monitorar o progresso da obra regularmente, fazer negociações inteligentes, investir em tecnologia e automação, e ser flexível e estar preparado para lidar com imprevistos.