Descubra os principais motivos para falhas na implantação de um sistema e saiba como driblá-los.
Thank you for reading this post, don't forget to subscribe!Há algum tempo as pequenas e médias empresas (PMEs) perceberam a importância de implantar um sistema ERP em sua organização em vista da vantagem competitiva, a diminuição dos custos e da melhora nos processos produtivos. Entretanto a medida que se popularizou os sistemas ERPs também aumentou o número de casos e relatos de implantações falhas.
Falhas comuns na implantação de um sistema ERP
Implantar um sistema ERP não é uma tarefa simples, pelo contrário. É uma atividade imersa em novos desafios tanto para a empresa quanto para os funcionários, afinal os funcionários estarão saindo de sua zona de conforto e se adequando novos processos. Enquanto para a organização, um ERP representa uma mudança nos processos organizacionais; para os funcionários representa uma mudança em seus hábitos e sua rotina.
E durante esse processo, muitos gestores imaginam que adquirir o sistema ERP mais popular pode tornar o processo isento de falhas, mas, não é isso que acontece. Sendo que, muitas vezes, ao final da implantação, não há uma sensação de vitória, pois os processos continuam lentos e nada práticos. E a culpa acaba recaindo sobre o sistema. Porém, a causa do problema não é necessariamente do sistema, e sim de um longo processo repleto de falhas.
1. Tratar a implantação de um sistema ERP de forma mecânica
Tornou-se comum instalar um ERP pensando nele como um projeto novo na organização, onde será possível modernizar os processos e reduzir custos. Mas a implantação de um sistema de gestão vai muito além, afinal é necessário conectar objetivos da empresa aos processos de melhorias, definindo métricas SMART a fim de obterem o resultado desejado.
Fazendo-se necessário também a presença de dirigentes, diretores das empresas, desde o início da implantação devido ao seu olhar mais aguçado sobre o mercado, produtos e serviços de seu segmento.
2. Customização excessiva
Um sistema deve ter uma lógica em seu funcionamento para facilitar o manuseio, portanto quanto mais complexo for a customização, maior a dificuldade dos funcionários na utilização e adequação.
Mas isso não significa que qualquer customização deva ser excluída do processo! Pelo contrário, afinal pesquisas realizadas demonstraram os benefícios em se ter um sistema voltado para a realidade de cada empresa.
3. Falta de participação dos colaboradores
Há duas formas dos funcionários de uma organização contribuírem para a falha na implantação de um sistema:
- O primeiro seria a ausência de colaboradores chaves. Colaborados chaves seriam as pessoas que realmente conhecem o funcionamento dos setores e sabem exatamente como o sistema pode auxiliar ou prejudicar a rotina da área. A falta de participação deles não apenas prejudica o processo como um todo, mas, também, torna a implantação ineficiente.
- E o segundo consiste pelos colaboradores resistentes as mudanças. Eles se caracterizam por apreciar o trabalho como está sendo feito, rejeitando qualquer alteração que mude seu modo de trabalho.
4. Ausência de um planejamento
Muitos empresários e gestores acreditam que a contratação de um sistema de ponta irá tornar o processo um sucesso. Entretanto não consideram o engajamento e o aprendizado necessário da equipe que utilizará o sistema. É de suma importância criar um ambiente propicio para os funcionários aprofundarem seus estudos no sistema para aprenderem a utilizá-lo com propriedade.
Fazendo-se relevante incentivá-los a explorar todos os recursos disponíveis do sistema para tirarem o máximo proveito da experiência.
Além disso, é preciso que, de tempos em tempos, seja reunida uma equipe para averiguar como está sendo a utilização do sistema pelos funcionários para evitar problemas recorrentes, os quais podem impedir o sucesso da implantação a longo prazo.
5. Alteração da cultura organizacional
A implantação de um ERP está longe de ser apenas uma mudança de tecnologia, pois, na verdade, é uma mudança na cultura organizacional da empresa, afinal a partir do momento em que se é implantado um sistema, ocorre uma forma completamente nova de estruturar os processos, sendo importante que todos se adequem a nova realidade tanto os funcionários quanto os diretores. E para isso acontecer é preciso criar novos hábitos e consequentemente uma nova cultura.
E tudo isso requer um plano de ação bem estruturado para impedir que um entrave aconteça desde o início devido a dificuldade de adaptação.
6. Prestação de suporte
Contratar um sistema e fornecer aprendizado adequado aos funcionários é apenas um dos fatores para uma implantação de sucesso. Afinal ao iniciar a utilização do sistema as dúvidas começarão a surgir e como serão sanadas? É preciso contratar um empresa que ofereça um bom suporte.
Ao avaliar uma empresa deve-se considerar o tipo de suporte prestado, se é humanizado, robótico, via chat, se há dificuldade em falar com um atendente ou se possuem reclamações em sites referentes a essa questão.
A prestação de um bom suporte faz toda a diferença no sucesso de uma implantação.
7. Enxergar como um projeto de informática
A consequência de enxergar o processo como um simples projeto de informática, levando em consideração a alteração de uma ação informal para algo padronizado. Enquanto os funcionários não se envolvem e nem possuem uma participação ativa antes e durante o processo de implantação.
Algo tão simples prejudica todo o processo por criar a ideia de que um treinamento simples e operacional os faça compreender o sistema e o motivo de sua implantação. Onde os funcionários são treinados a fazer as mesmas tarefas de outrora no sistema, mudando apenas o programa e as ferramentas.
Essa percepção errônea juntamente com a resistência devido as desconfianças e dificuldades trazidas pela mudança faz com que os colaboradores se tornem resistentes, enxergando o sistema como algo complicado a ser operado e, muitas vezes tais ações acarretam um boicote ao uso do ERP.
E toda essa situação é criada ao enxergar a implantação do sistema ERP como um projeto de informática e não como uma mudança na cultura.
Além disso, a demora na implantação, nos treinamentos dos funcionários pode acarretar no aumento dos custos, inviabilizando a conclusão do projeto.
Agora, que você já sabe como evitar as principais falhas para implantar um sistema ERP. O que acha de aproveitar para solicitar uma demonstração do SGN, uma solução perfeita, completa e online para sua empresa independente do segmento?
