Contabilidade e tecnologia: 7 motivos tornam a combinação valiosa

Cesar Dias 9 de abril de 2020
 Contabilidade e tecnologia: 7 motivos tornam a combinação valiosa

Descubra porque o resultado dessa soma é uma combinação que inclui otimização de processos, segurança de dados e melhor tomada de decisões.

A tecnologia vem mudando a forma como muitas empresas funcionam. No ramo da contabilidade, durante décadas, as principais mudanças estiveram atreladas às alterações na legislação. A cada modificação de alíquota ou surgimento de um novo tributo, os processos e cálculos eram ajustados. 

Com o avanço da tecnologia, essa realidade mudou. O processo de transformação digital vem desenvolvendo e aperfeiçoando tecnologias de automação, armazenamento em nuvem, softwares contábeis e sistemas de integração. Isso tem um impacto positivo no setor de contabilidade, pois reduz os custos operacionais, melhora a eficiência, automatiza os processos e diminui a necessidade de armazenamento físico.

Entenda como a união da tecnologia com a contabilidade pode auxiliar na gestão da sua empresa e embasar as tomadas de decisão, alavancando os resultados. 

Impactos da tecnologia na contabilidade

Todo o setor contábil pode usufruir do uso da tecnologia. A legislação tributária brasileira é complexa, e novas tecnologias fornecem respostas ágeis às mudanças fiscais recorrentes, já que é possível manter os softwares atualizados de acordo com as alterações tributárias, facilitando o cálculo dos impostos. A elaboração de relatórios contábeis também se tornou mais simples, e as contas a pagar e a receber são controladas de forma mais prática. 

Outro grande impacto positivo é que o setor contábil trabalha com muitos documentos e planilhas onde são lançadas informações decorrentes de transações efetuadas. As novas tecnologias possibilitam automatizar esses processos e exportar os lançamentos e planilhas, que ficam salvos em ambientes seguros. Além disso, a digitalização de documentos, como a folha de pagamento (que pode ser gerada automaticamente por ferramentas de softwares), minimiza os erros. 

Portanto, a revolução digital trouxe diversas mudanças e benefícios para o mercado contábil, dentre os quais, alguns sete se destacam por sua grande relevância e impacto.  

Armazenamento virtual e suas vantagens para a contabilidade

As atividades contábeis são responsáveis por gerar uma enorme quantidade de papéis, o que, por sua vez, exige um bom espaço para armazenamento. A tecnologia, através do armazenamento em nuvem ou em servidores locais, economiza espaço e reduz o risco de perdas. 

A digitalização dos documentos, portanto, permite que as empresas economizem recursos e se torne mais sustentáveis. Além disso, também otimiza o tempo ao facilitar a busca e arquivamento de qualquer papelada. 

Menos burocracia 

As ferramentas tecnológicas são capazes de diminuir uma parte bastante considerável da burocracia, já que, os softwares facilitam a troca de informações, inclusive, em tempo real. Com isso, muitos deslocamentos, reuniões, encontros presenciais, buscas em arquivos, entre outras atividades, se tornam desnecessários, otimizando os processos. Em consequência, o acesso fácil e rápido à informação reduz o tempo gasto nas tarefas contábeis e aumenta a produtividade.

Aprimoramento da segurança

Antes das ferramentas tecnológicas, as barreiras de acesso às informações da contabilidade eram físicas, como portas de armários ou de arquivos. Entretanto, as soluções em software possibilitam adicionar barreiras de proteção virtuais, como firewalls, criptografia e senhas com o objetivo de dificultar o acessos aos documentos, especialmente aos mais importantes. 

Implementar esse tipo de segurança, garante uma sensação de maior proteção e credibilidade também para os seus clientes, demonstrando que você se preocupa com as informações sob sua responsabilidade.  

Otimização da Coleta Fiscal

Uma das atividades mais complexas na âmbito da contabilidade é a rotina de coleta fiscal. O sistema tributário caótico do nosso país, onde a legislação é passível de mudança a qualquer momento, exige que o contador se mantenha sempre atualizado. 

Os softwares são grandes aliados nessa tarefa. Sempre em dia com a legislação fiscal, contribuem para diminuir os erros decorrentes das mudanças recorrentes. 

Melhora da gestão de notas fiscais

A tecnologia simplificou o processo de emissão e gestão de notas fiscais. Além disso, reduziu a necessidade de armazenamento devido a emissão das notas eletrônicas. Os softwares de emissão de notas eletrônicas também permitem o preenchimento automático, eliminando as falhas humanas.  

Transformação dos processos na contabilidade

Outra grande vantagem da tecnologia é a transformação dos processos, tornando-os mais práticos, ágeis e seguros. Os softwares permitem controles personalizados de acordo com as necessidades de cada empresa e possibilitam gerenciar as contas a pagar e a receber, bem como o controle bancário, orçamentário, do fluxo de caixa e da folha de pagamento, 

Além disso, eles possibilitam exportações para programas, como o SPED fiscal, por exemplo, apuração de impostos e tributos, cadastro de plano de contas contábil, dentre diversas outras funções que facilitam a execução de tarefas, economizam tempo e agilizam os processos. 

Maior integração através de sistemas

Por fim, um inegável benefício é a facilidade de integração entre os diversos sistemas. A possibilidade de integrar informações e exportá-las aos programas do Governo Federal, como o SPED fiscal e contábil, tornam a rotina contábil muito mais eficiente, diminuindo o tempo gasto nessa atividades. 

O real valor da tecnologia para a contabilidade é o aumento da produtividade e da eficiência. A evolução digital tornou os processos mais simples e conferiu agilidade à rotina do contador, o que ajuda o empresário a potencializar o seu negócio, reter e fidelizar clientes, e aumentar a receita mensal recorrente. 

O mercado contábil mudou e a tecnologia deixou de ser uma possibilidade para se tornar uma realidade. Seguir as tendências e manter-se atualizado é um imperativo para garantir sua competitividade no mercado. Como vai a contabilidade do seu negócio?