Home office: 5 tipos de ferramentas para garantir uma boa gestão

Cesar Dias 9 de abril de 2020
 Home office: 5 tipos de ferramentas para garantir uma boa gestão

Confira algumas ferramentas para manter uma boa gestão do seu negócio e a produtividade da equipe no regime de trabalho remoto.

Até pouco tempo atrás, a decisão de trabalhar em casa era uma questão de escolha, mas essa realidade mudou. A união da humanidade para conter o avanço da pandemia pelo novo coronavírus, vem levando diversas empresas ao redor do mundo a adotar o home office. 

Mesmo para aqueles que têm vivência nessa modalidade de trabalho, essa é uma realidade realmente nova, pois agora, o home office é uma recomendação global. Isso significa que as empresas estão precisando lidar com novos desafios, como garantir a produtividade da equipe, agilidade na solução dos problemas, gestão das tarefas,  disponibilidade e foco dos colaboradores. 

Por isso, reunimos cinco tipos de ferramentas para que você consiga garantir uma boa gestão do seu negócio durante esse período. 

O home office e os números no Brasil

O termo em inglês significa, nada mais, nada menos do que um espaço de trabalho em casa. Ou seja, é ter um escritório ou cômodo adaptado na sua casa onde você realiza suas atividades laborais. Entretanto, no Brasil o termo “fazer home office” se tornou sinônimo de “trabalhar em casa”. 

De acordo com dados divulgados pelo IBGE no final de 2019, entre 2012 e 2018, o home office cresceu 44,4%, alcançando um total de 3,8 bilhões de pessoas. Esse número equivale a 5,2% da força de trabalho no país, excetuados os servidores públicos e domésticos.

Aqueles que optam por trabalhar de forma remota ainda são minoria. Porém, em tempos onde o home office passou a ser necessário ao invés de ser uma decisão de cada um, mesmo que por um tempo limitado, é preciso adotar ferramentas que capazes de facilitar os fluxos de trabalho e a gestão adequada de todos os setores da empresa.

Tipos de ferramentas para o home office

Enquanto empresário, suas prioridades nesse momento são responsabilidade e capacidade de adequação. Agora é quando você mais precisará contar com soluções capazes de conectar pessoas, manter a produtividade e gerenciar tarefas. 

Conhecendo as principais necessidades e estratégia do seu negócio no contexto atual, você poderá implementar novas ferramentas e aproveitar as que já possui para garantir uma boa gestão da sua empresa.

Comunicação em tempo real no ambiente digital durante o home office

Todas aquelas reuniões planejadas não podem deixar de acontecer, pois elas são primordiais para que a sua empresa continue caminhando, correto? Além disso, os alinhamentos corriqueiros do dia a dia também precisam continuar ocorrendo para que as tarefas sejam cumpridas e as crises remediadas.

Você pode adotar algumas ferramentas que facilitam essa comunicação e, intensificar o uso daquelas que já adotadas pela empresa. Diversos serviços online, como Zoom e o Hangouts Meet, possibilitam criar salas de reunião e de videoconferência onde é possível compartilhar áudio, vídeo e a tela do seu computador.  

Ferramentas de troca de mensagens são outras grandes aliadas que facilitam o compartilhamento e a colaboração entre equipes. Além dos já tradicionais WhatsApp e Telegram, existem outras mais interessantes para o uso interno empresarial por possibilitarem a criação de canais onde podem se concentrar as informações acerca de determinado projeto, cliente ou setor. Esse é o caso do Slack e do Rocket.Chat.  

Gestão de projetos e tarefas 

Alguns sistemas podem ajudar bastante no gerenciamento de projetos e tarefas dos diversos setores da sua empresa. Isso acontece porque eles permitem atribuir tarefas para cada colaborador e estabelecer prazos para o seu cumprimento. Ainda, é possível compartilhar arquivos e gerar relatórios. 

Você pode optar por soluções como o Asana ou o Trello para organizar o trabalho em equipe a distância, mensurar a produtividade do seu time e assegurar a realização das atividades e entrega dos projetos. 

Gestão financeira e contábil

Diversos softwares e sistemas são desenhados para ajudar a sua empresa a manter uma gestão financeira e contábil eficaz. Por todas as funcionalidades que oferecem, contar com eles no contexto atual, é uma enorme vantagem, pois eles geram diagnósticos precisos que auxiliam na tomada de decisões acertadas. 

Além da gestão das contas a pagar e a receber, essas ferramentas também oferecem:

  • Possibilidade de efetuar operações de débito e crédito em conta corrente através da função controle bancário; 
  • Controle orçamentário personalizado,
  • Gestão do fluxo de caixa, algo fundamental para tomar decisões nesse período de crise; 
  • Controle de pessoal;
  • Interface contábil e fiscal, facilitando a exportação de lançamentos contábeis da empresa e para programas fiscais. 

Nosso software de gestão financeira, por exemplo, oferece todas essas funcionalidades. 

Gestão comercial

Sabemos que nesse momento, a tendência é diminuir as vendas de vários setores da economia, mas é preciso traçar estratégias para se diferenciar e encontrar meios de continuar vendendo na medida do possível. 

No módulo comercial, as ferramentas tecnológicas facilitam a gestão efetiva das atividades comerciais ao oferecerem uma análise do desempenho por produtos e vendedor, permitirem a elaboração de orçamentos, bem como, o recebimento de pedidos e a emissão de notas fiscais eletrônicas e boletos. Assim, mais uma vez a tecnologia lhe permite acompanhar e gerenciar todo o setor comercial mesmo a distância. 

Backup em nuvem

Armazenar dados estratégicos em servidores físicos pode colocar toda a inteligência da sua empresa em risco. Na realidade atual isso é ainda mais imperativo, pois acessar documentos físicos é praticamente inviável. Por isso, é tão importante adotar estratégias de backup de informações, para que elas sejam facilmente acessadas e compartilhadas por toda a equipe. 

O backup pode ser realizado de diversas formas, porém os servidores em nuvem são os mais aconselháveis. A computação em nuvem é uma tecnologia que permite à sua empresa executar serviços e soluções de TI em servidores remotos, e é capaz de atingir níveis altíssimos de escalabilidade e disponibilidade. Dessa forma, você assegura maior facilidade para sua equipe acessar informações e documentos importantes, bem como a segurança desses dados. 

O emprego dessas ferramentas pode te ajudar bastante a manter a sua equipe motivada e unida, garantir o cumprimento das tarefas e projetos e, principalmente, uma gestão eficaz.

Quais estratégias você está adotando na sua empresa?

Artigo de Marcio Araujo, Diretor da SGN Sistemas e Tecnologia