Novo eSocial: entenda como a mudança impacta sua empresa 

Cesar Dias 9 de abril de 2020
 Novo eSocial: entenda como a mudança impacta sua empresa 

Confira as mudanças do novo eSocial e prepare sua empresa para as novas obrigações.

O eSocial é um projeto do Governo Federal que reúne o Ministério do Trabalho, Receita Federal, Caixa Econômica e INSS. O sistema informatizado tem como objetivo centralizar diversas informações sobre as empresas e seus contratados. Além da folha de pagamento, são pelo menos 14 itens compreendidos dentro do eSocial. 

Criada em 2014, a ferramenta ainda está em processo de implementação e, em julho deste ano, foram anunciadas algumas modificações e simplificações. A partir de janeiro de 2020, o eSocial será substituído por dois sistemas simples. Ao invés de transmitir todos os eventos para o mesmo ambiente, as informações trabalhistas e previdenciárias passarão a compor um sistema e as informações tributárias outro. 

Veja as principais mudanças e como se preparar para a transição. 

O Novo eSocial

O novo eSocial representará uma redução substancial nas informações prestadas pelos empregadores. Apenas as informações que promovam a efetiva substituição de uma obrigação acessória serão requeridas, desde que não sejam redundantes ou constem nas bases de dados do governo. Isso representa uma diminuição importante no número de campos e a exclusão de eventos inteiros. 

A mudança na plataforma foi aprovada pela Medida Provisória 881/2019, chamada de MP da Liberdade Econômica. O objetivo é desburocratizar processos e impor limites de regulação do Estado. Como explicado anteriormente, o envio das obrigações será realizado de forma diferente, pois as informações trabalhista e previdenciárias passarão a compor um sistema e as informações tributárias outro. 

A promessa, entretanto, é que mesmo com dois sistemas ao invés de um, o Novo eSocial será simplificado devido ao menor número de informações que deverão ser enviadas pelas empresas. Dessa forma, alguns eventos serão completamente extintos, bem como determinadas informações opcionais de eventos. 

Premissas do eSocial

As mudanças do eSocial são justificadas por críticas de usuários e desenvolvedores de sistemas, que propuseram alterações para torná-lo menos complexo. Assim, foi eliminada a necessidade de se realizar um cadastro de rubricas próprias com a utilização de uma tabela padrão de rubricas; a dispensabilidade de se cadastrar processos judiciais para assuntos sem relação com o FGTS e aos tributos; a eliminação de tabelas de funções, horários e cargos; e a exclusão de campos opcionais, como números de documentos pessoais. 

Porém, apesar de todas essas mudanças, a forma de transmissão das informações continuará sendo por meio da internet, mas com uma maior flexibilização das regras, auxiliando as empresas que possuem grande carga de informações para envio. 

Todas essas alterações serão realizadas de acordo com as seguintes premissas: 

  1. A desburocratização de processos;
  2. A substituição de obrigações acessórias;
  3. A eliminação de questões complexas;
  4. A integração e a continuidade das informações;
  5. A modernização e a simplificação do sistema;
  6. A não solicitação de dados já conhecidos;
  7. O respeito pelo investimento de empresas e profissionais. 

Quando passa a vigorar o novo eSocial?

As mudanças entrarão em vigor a partir de janeiro de 2020. Porém, apesar disso, diversas alterações já vem ocorrendo no sistema atual, como a revisão do layout, a dispensa da apresentação de informações antes obrigatórias e a flexibilização de regras que dificultam o preenchimento da folha de dados, entre outras. 

Essas ações visam reduzir os impactos para os empregadores durante a transição. Entretanto, isso não significa a suspensão do eSocial, por isso, o envio de informações dentro dos prazos vigentes ainda é necessário por parte de todas as organizações empresariais.  

Quais são as penalidades para quem não cumprir as novas regras?

Obrigatório para diversos tipos de empresas desde 2018, o eSocial foi criado para ser uma ferramenta de fiscalização evidenciando os requisitos legais já previstos na CLT. Por isso, não informar a admissão de um trabalhador na data correta, alterações contratuais de um empregado, acidentes de trabalho ou deixar de fornecer EPIs obrigatórios pode gerar multas.  

Softwares de gestão contábil facilitam a transição

Se a sua empresa ainda não utiliza softwares de gestão contábil, é provável que você tenha mais dificuldade para se adequar à nova realidade a partir do momento em que as mudanças entrarem em vigor. Softwares de gestão para as áreas contábil e financeira podem ser personalizados para contemplar as novas regras do eSocial, facilitando a transição.

Mais do que simplificar a adoção de novas regras, esses recursos tecnológicos constituem-se em um diferencial competitivo significativo no mercado. O tempo gasto com tarefas manuais ou “de rotina” limita a produtividade e reduz o tempo para análise de dados e tomada de decisão.  

O planejamento financeiro de uma empresa requer um embasamento sólido para a tomada de decisão, mas para isso, é preciso usar ferramentas adequadas. Por isso, se a sua empresa ainda não está na era digital, aproveite a chegada das novas obrigações para implantar processos mais ágeis e assertivos.   

Quais medidas você está tomando para preparar sua empresa para cumprir as novas obrigações?