Organização empresarial: 5 dicas para alcançar a excelência

sgn 17 de abril de 2020
 Organização empresarial: 5 dicas para alcançar a excelência

Organização empresarial é a chave para tornar sua empresa mais ágil, efetiva, segura e competitiva. 

Quanto a falta de organização empresarial pode custar para o seu negócio? Essa é uma pergunta chave que você, enquanto gestor, deveria fazer. Afinal, uma operação que não está devidamente alinhada, finanças desorganizadas, processos desestruturados e dados pouco acessíveis podem significar o sacrifício de todo o potencial do seu negócio.   

Por outro lado, uma empresa organizada, na qual os processos têm uma sequência bem estruturada e as informações circulam de forma fluida, tem possibilidades mais concretas de alcançar a excelência operacional. A organização empresarial, portanto, é algo imprescindível para que você consiga controlar toda a operação de forma eficiente, rápida, efetiva, segura e competitiva. 

Entenda melhor a importância da organização empresarial e como ela pode lhe ajudar a melhorar os resultados da sua empresa. 

O que é organização empresarial?

O nome é um pouco óbvio, mas o assunto é complexo. A organização empresarial abarca todas as áreas de um negócio, compreendendo desde as decisões mais simples até as mais complexas. Porém, consiste sobretudo na análise frequente de todos os processos relativos ao bom funcionamento de cada setor, visando seu aprimoramento contínuo. 

A organização empresarial também envolve a integração contínua entre os setores. Isso possibilita uma visão ampla de toda a organização, facilitando a percepção do que está funcionando de acordo com as expectativas e do que precisa ser melhorado. Essa análise constante traz muitas vantagens competitivas para a sua empresa. 

Agora você já consegue perceber a importância de organizar o seu negócio. Afinal, uma empresa organizada, que prioriza uma lógica estratégica e privilegia a comunicação e circulação de dados entre os setores tem grandes chances de alcançar a excelência e se destacar. A formatação de uma estrutura hierárquica entre os setores e processos possibilita desenvolver melhores produtos ou serviços para os clientes, aumentar a lucratividade e alavancar significativamente as chances de crescimento.

Além disso, os processos de organização minimizam significativamente os problemas e erros cometidos. Boa parte deles são decorrentes da falta de informações completas e organizadas ou do tempo curto para execução das atividades. Ao reduzir esses gargalos, uma série de falhas são evitadas.  

Na mesma medida em que os problemas diminuem, a produtividade aumenta. Um planejamento estratégico bem elaborado e o alinhamento entre os setores culminam em menos imprevistos e na melhora da organização do tempo. Com isso, seus colaboradores conseguirão realizar mais tarefas em menos tempo e cumprir os prazos estabelecidos.

Uma boa organização empresarial também ajuda a reduzir custos. Ao estabelecer uma estratégia, registrar e acompanhar todos os índices necessários para entender se o retorno esperado está sendo alcançado, é possível eliminar gastos desnecessários e direcionar a verba de forma eficaz.  

A consequência de tudo isso é uma percepção mais positiva da marca pelos seus clientes. Empresas organizadas atuam de forma mais transparente e oferecem um serviço ou produto de maior qualidade, transformando clientes satisfeitos em divulgadores do negócio.  

Dicas para uma organização empresarial de sucesso  

Você já deve ter percebido, mas é importante frisar que a organização empresarial é imprescindível para qualquer modelo e tamanho de negócio. Agora você deve estar se perguntando: “O que devo fazer para organizar a minha empresa?”

Separamos seis dicas para você colocar em prática e melhorar muito os seus resultados. 

Elimine os papéis e mantenha os dados acessíveis 

Os dados são elementos indispensáveis para análises internas, decisões e otimizações, bem como, para manter a sua empresa alinhada com as tendências do mercado. Entretanto, para mantê-los organizados e facilmente acessíveis, é preciso eliminar aquela montanha de papéis, digitalizando todos os documentos essenciais. Esse processo libera espaço físico e confere mais rapidez, transparência e segurança aos processos.

Uma boa organização de dados, no entanto, requer soluções tecnológicas. A computação em nuvem oferece alternativas robustas e acessíveis para o armazenamento seguro das informações, que podem, inclusive, ser acessadas remotamente. Atualmente, é comum o uso de ferramentas como ERP e sistemas de gestão na nuvem. Por isso, invista em recursos tecnológicos capazes de aprimorar o modo como a sua empresa se relaciona com a informação e a transforma em um ativo valioso.  

Crie uma rotina de backups

Agora que você já digitalizou e armazenou os documentos mais importantes na nuvem, é hora de reforçar ainda mais a segurança dos dados. Os backups com servidor em nuvem são as melhores opções para isso. Os prestadores de serviços em nuvem oferecem diversas soluções automatizadas através de tecnologias que garantem a estabilidade, segurança e integridade que a sua empresa precisa para lidar com informações sigilosas. 

Escolha a melhor solução e estabeleça um cronograma de backups. Registros financeiros, informações estratégicas, cadastro de clientes e estatísticas de negócios são exemplos de dados que devem ser alvo constante dos backups.  

Controle as finanças 

A organização financeira é uma das áreas mais importantes de qualquer organização. Por isso, automatize, o máximo possível a gestão financeira da sua empresa. Os softwares de gestão oferecem todo o nível de controle e organização para melhorar as finanças.

Essas ferramentas eliminam a necessidade de perder um tempo enorme alimentando planilhas ou elaborando estatísticas, que estão sujeitas a erros e inconsistências, Além disso, permitem integrar e cruzar os dados úteis, como controle do volume de vendas, fluxo de caixa, balanços patrimoniais, entre outros.    

Estabeleça padrões e processos bem definidos

Um princípio básico da organização empresarial é definir regras claras e garantir que todos os colaboradores realizem suas funções de maneira homogênea. Isso facilita a comunicação interna e o desenvolvimento de metodologias e linguagens padronizadas que otimizam o entendendimento dos processos por todos. 

Portanto, implemente sistemas de gestão empresarial capazes de centralizar a gestão da informação para possibilitar a compreensão sistêmica do negócio; procure melhorar a assertividade na comunicação e invista em treinamento de pessoal.  

Mantenha o ambiente de trabalho organizado

Por fim, mas não menos importante, procure manter o espaço físico da empresa o mais organizado possível. Ambientes agradáveis, limpos, climatizados e iluminados refletem positivamente na motivação e produtividade dos colaboradores. 

Adotar medidas coesas e eficientes de organização empresarial, portanto, é imprescindível para otimizar as rotinas da sua empresa, evitar os erros, a desmotivação e os desperdício de tempo. Esse é o caminho para alcançar a excelência e conquistar um papel de autoridade no seu ramo. 

Quais outras dicas de organização empresarial você considera importantes?